Quod Erat Demonstrandum

2009/03/13

Kai の事記:微觀工作記錄

Filed under: Life,School Activities — johnmayhk @ 11:21 下午

2009-03-12(THU)教育局學位分配組把「學生成績次第表」(rank order list)發送給中學。

所謂次第表,就是所有申請入讀某(參與自行分配學位計劃的)中學中一學位的小學生之學業成績排名(注:名單不會顯示該學生在全港的排名如何)。次第表可作為中學決定自行收生時的參考。

一如已往,我校會在近五百名申請者中,透過面試,揀選五十多名的學生作自行收生。

面試安排在 2009-03-21(SAT)。家長最好在一個多星期前接到家長信,以知會究竟他們的子弟可否接受面試,並面試的時間場地安排等。

我的工作就是安排面試的事宜。要等待收到次第表後,工作才可正式進行。收次第表當天,我上了六堂課,到放學後才可開始安排面試和準備近五百張的家長信。

今次教育局發給學校的次第表是 txt file形式的(之前是 rpt file,總是沒有 EXCEL file 形式),對於我這個電腦白痴,第一難關就是把 txt file 的資料匯入 EXCEL。有什麼難?

嗯,那個 txt file 的資料形如:

http://johnng.inscyber.net/temp/f1-rank-order-list-sample.txt

先是不同的資料類型以長短不一的空位分隔。另外,若直接把資料 copy and paste 到 EXCEL,只能得出一欄,它不會自動把不同的資料類型分配到不同的欄。(我完成了老董時代的所謂 UIT 又怎樣?)上年,我也是用 EXCEL 的 MID 函數慢慢試,今年一樣;還記得做完分欄步驟後要 TRIM。一段時間後,資料終於順行「EXCEL 化」。(我不懂寫 program,所以還是原始地使用 EXCEL,見諒。)

解決了一個問題,新的又來。

我用 VLOOKUP 函數把學生編號(student reference number)配以他們對應的 rank,大部分資料都可配對;但奇怪地,有一些不能配對。我找到不能配對的資料之共通點,就是那些 8 位數字的學生編號。(注:學生編號有兩種模式:分別是以一個英文字母起頭加上 7 位數字,另一種是 8 位數字。)問電腦科同事,他也感到奇怪,但畢竟李老師有專業眼光,很快看到那些 cell 的左上角出現綠色小三角,於是,我只好把那些8 位數字的學生編號人手逐個「轉換成數字」,及後 VLOOKUP 就可以 100% 配對,問題得以解決,但已浪費了一段時間。

好了,進入編排面試的程序。明顯不是隨意(比方說)按姓氏的英文字母次序作分組。我認為同一面試組內,應該有不同成績的學生,且要有較大的參差,以方便老師在面試中打分數。當然我也要考慮申請人的面試時間之優次選擇、場地、面試員公平的工作量和「避嫌」安排等等進行分組。

完成這個程序已是 6:00 p.m.,開始「虛擬現實化」:把家長信列印出來。大家是否以為這是最容易的步驟,只要按下鍵便可?錯,這一步就是叫我最最最痛苦的。

為方便教師,教員室已安裝了兩部列印機。接近我座位的一部列印機,由學期初至今,不明所以地,我一直不能使用。

我坐在「死角位」,能夠用的是另一部列印機,它卻安置在對角的另一個「死角位」(i.e. 在 opposite angle 的位置);以我正常步幅,約行 50 步才由座位行到該處(刻意去數一數的)。

當我想到要列印近乎五百張家長信,每次來回 100 步時,我決定離開教員室,上電腦室,希望在那裡,列印機可以在身邊,方便在列印過程有什麼差池,也可以快點兒處理。

豈料,惡夢出現:在電腦室,我不能用列印機;在列印時,出現什麼 printing sequence error 之類的恐嚇字句。

期時,電腦科同事已下班,離開學校。我致電李老師求助,但他在校外不方便調查 error 的原因,並建議我返回教員室列印。無奈。心中恐懼:難道我要像幾年前的做法,把四五百申請人的姓名和面試詳情,罰抄在家長信上嗎?(注:那次,我用了四個多小時「少年筆耕」)

硬著頭皮,重投傷心地:教員室,惡夢再度出現。

列印過程,絕不是「只要按下一個鍵,便可印以出五百張家長信」這麼簡單;因為信中有關申請人和面試安排都各不相同,且為了節省列印耗材,我不把整個文件列印,只把申請人的資料,逐次加印在不同顏色的連內容的信紙上;於是,用的就是合併列印。因不是經常用合併列印,我要熟習一番。設有 500 張家長信,要印出一張,起碼要按 3 個鍵,那麼共按鍵 3*500 = 1500 次。

這不是什麼,最麻煩的,要調整列印的效果,明明我用 A4 格式,列印機自動變了 Letter,且我一旦進行文件的格式改動,學校 server 便自動關了我的 WORD 文件,以致不能列印。當然還有列印機不上紙和 jam 紙等「小」問題。這樣,把工作拖延一個多小時。

誤打誤撞,晚上約七時半列印機才「突然」正常化。但我總不能一次過把五百張紙放上列印機(不知怎的,tray 2 不能用),且我擔心一次過把多頁列印資料透過 server 傳送又不知產生什麼 error,所以,我要按鍵,試位,換紙,由座位來回列印機幾十次,身心俱疲。幸而當時差不多全部在教員室內的同事已離開(只有張老師見證我的無奈),否則若還要考慮和其他同事「爭機」的話,事情便更可怕了。

期時,三歲的阿仔,在視像電話找我,說,他要睡了,問我何時回家。完成工作,我在街上找吃後,回家,幸好趕及一邊洗碗,一邊收聽《光明頂》。

相比整體學校的分配人手、編排上課時間表、剪裁課程等等,我上述的工作實屬幼稚。諸如處理資料等等,「面對死物」的工作之難度,遠較因分配非教學工作的人手時,引帶出的人事問題簡單。當然,更簡單的工作,也不一定輕易完成,單是 technical 的東西已把我玩殘了。

在列印機旁苦候「出紙」的過程,無聊地「找錯處」:
20090312-0011

本篇主角玉照:
20090312-002

1 則迴響 »

  1. 呢部機真係令我又愛又恨.
    我都係只可以用呢部機, 另一部健康d嘅卻偏偏唔用得.

    迴響 由 joesir — 2009/03/15 @ 1:20 上午 | 回覆


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